Fazer a gestão do próprio negócio exige disciplina e comprometimento. Afinal, lidar com diferentes fornecedores, clientes, documentações, funcionários e ainda manter em dia as finanças pode se transformar em um caos se você não tiver tudo sob controle.

Embora alguns dias possam mesmo ser tomados por mil afazeres e um certo toque de desordem, é importante manter tudo o mais organizado possível. Quanto mais sistematizado for seu fluxo de produção e gestão, mais eficiente e produtiva será sua empresa.

Para quem está começando no universo do empreendedorismo ou tem dificuldades em gerir um negócio, algumas dicas, ferramentas e até mudanças na rotina podem ser a chave para o crescimento. Confira algumas dicas que podem ajudar a organizar sua rotina – e deixar sua vida muito mais fácil!

1. Aposente o papel
Manter pastas e caixas de arquivos em papel ocupa espaço, tende à desorganização e ainda acumula sujeira. Além disso, se você tem dificuldades com organização, fica muito difícil checar informações e encontrar aquele documento específico. Seu negócio vai ficar muito mais gerenciável se você partir para o universo digital. Hoje em dia, é possível encontrar uma variedade grande de aplicativos e softwares com um ótimo custo benefício que integram agenda, calendário e até bloco de notas. O importante é apenas escolher aquele que mais se adequa ao seu perfil, que não é, necessariamente, o último lançamento do mercado.
Para mergulhar na informatização, peça que os fornecedores enviem notas por email. Isso também pode ser feito com diversas contas fixas, como a de telefonia. O que não for possível transferir, pode ser digitalizado com a ajuda de um scanner.

2. Não deixe para depois
Quem nunca parou uma atividade no meio para resolver alguma outra pendência e nunca mais a terminou? Esse tipo de descuido pode comprometer todo seu fluxo de produção, atrasar entregas e render alguns clientes insatisfeitos. Por isso, quando começar a fazer algo, vá até o fim e não deixe pendências para trás. Se começou a checar e-mails, vá até o fim e responda tudo o que precisa de retorno. Essa mudança simples evita riscos desnecessários, perdas de prazos e até atrasos em negociações.

3. Liste as tarefas mais importantes do dia
Não adianta colocar dezenas de itens na sua lista diária de tarefas. É muito provável que você não chegue nem à metade– e termine o dia frustrado. O mais produtivo a fazer é selecionar poucas coisas que são imprescindíveis e que não podem atrasar. E isso pode significar uma única tarefa ou mais atividades. O importante é ser realista: o que cabe no seu dia? Para quem tem dificuldades em decidir prioridades, uma dica é começar pelo caminho inverso. Coloque na lista do “não fazer” tudo o que não é urgente e vai atrapalhar a gestão e seu fluxo de trabalho. Essas tarefas ficam em standby para caso sobre tempo no dia. Do contrário, poderão ser finalizadas em outra data.

4. Escolha o melhor fornecedor para você
Uma das etapas mais importantes de qualquer negócio é a escolha do fornecedor. Na hora de decidir com qual empresa trabalhar, pense nela como uma parceira que será a peça inicial (e chave) para seu fluxo de produção. O fornecedor precisa ser responsável e de confiança, porque ele será sua garantia de que matéria-prima, insumos e produtos sejam entregues em dia. Entre as possibilidades encontradas no mercado, o Makro é uma empresa parceira de pequenos a grandes negócios. Além de fornecer produtos de qualidade com bons preços, é aberto e acessível a qualquer tipo de consumidor: não exige cadastro ou CNPJ, não cobra mensalidade e as compras podem ser feitas no atacado e em pequenas quantidades.

5. Planeje sua semana com antecedência
Às segundas, separe uma hora do dia para planejar e sistematizar sua semana. O que é mais importante a ser feito em cada um dos dias? Dessa maneira, é possível ter uma visão mais geral dos dias que vem pela frente. Isso ajuda você não só a cumprir com todos os prazos, mas também a identificar a tempo possíveis falhas e pontos que precisam ser reforçados.

6. Aprenda a delegar
Ter controle sobre o que acontece com o seu negócio é essencial, mas isso não significa ser o responsável direto por tudo. Para ter sucesso, e conseguir uma gestão organizada, o empreendedor precisa aprender a delegar funções. Se você tem dificuldades em cumprir esse papel, a publicação Harvard Business Review reuniu algumas dicas que podem te ajudar a dar o primeiro passo: entenda porquê e a importância de delegar, escolha as pessoas corretas, aprenda com a experiência e avalie sua performance constantemente. A revista indica ainda algumas das funções que podem ser delegadas, e que ajudam o empreendedor a organizar o negócio. Entre elas estão qualquer coisa que: ele não goste ou não execute bem, esteja impedindo a empresa de crescer, consuma muito tempo para ser feito (embora seja fácil) e gostaria que algum funcionário com potencial de liderança aprendesse a fazer.